Оформление заверенных копий документов

Как правильно заверить копию документа: 2020

Наверняка, вы хотя бы раз сталкивались с тем, что в налоговую, суд, Росреестр, МФЦ или даже просто партнёру по бизнесу вам нужно представить надлежащим образом заверенную копию какого-либо документа. Например, копию доверенности, устава юридического лица, трудовой книжки, паспорта, договора и т.д. И заверить её нужно не абы как, а определённым образом.

Зачем вообще заверять копии документов?

Чтобы подтвердить, что ваша копия ничем не отличается от оригинала документа. Это крайне важно для тех учреждений, куда вы эту копию отдаёте. Ведь чаще всего на основании копии документа принимается какое-то важное решение с юридическими последствиями.

Например, суд удовлетворяет ваш иск. Или Росреестр регистрирует вам право собственности на квартиру.

А вот если копия будет заверена неправильно, этого может и не случиться. Ведь никто не захочет брать на себя ответственность, вынося решение на основании сомнительного документа. Закон есть закон. Придётся заверять копию как следует и подавать документы заново.

Вот почему так важно знать, как сделать заверенную копию документа правильно. Так что же представляет собой этот загадочный зверь – заверенная копия документа? И как её сделать?

Давайте разберёмся. Выясним, что говорит на счёт оформления заверенных копий документов закон, кто уполномочен их заверять, и как заверить копию документа правильно.

Как выглядит заверенная копия документа по закону?

Заверенная копия – это такая копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие её  юридическую значимость (пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

В названном ГОСТ указано, что отметка о заверении копии проставляется под реквизитом Подпись и включает:

  • слово Верно / Копия верна;
  • наименование должности лица, заверившего копию;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения копии (выписки из документа).

Если оригинал не остаётся у вас на руках, можно добавить на копию отметку о том, где хранится оригинальный документ. На практике мы пока не встречали, чтобы такую отметку где-то потребовали в обязательном порядке. Это бы слишком утяжеляло заверение копий. В суде всё примут и без этого. Но если хотите перестраховаться – просите поставить. Хуже не будет.

Как заверить копию самому

А теперь важный момент. Всё это, конечно, хорошо. Но это указано в ГОСТ. А ГОСТ не равен закон. В отличие от закона, его указания носят рекомендательный характер. То есть, если не исполняешь требования ГОСТ, ничего страшного случиться не должно.

Зачем же мы тогда на него ссылаемся? Затем, что требования к копиям документов на практике в большинстве случаев совпадают именно с тем, что указано в ГОСТ. То есть рекомендация сформировала практику.

К тому же у нас есть абз. 4 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». И это уже не акт рекомендательного характера. Его нужно соблюдать. Хотя формально сфера его действия ограничена (посмотрите на само название акта).

Данный указ примерно о том же самом, о чём и ГОСТ. Единственное отличие в том, что указ уточняет, кто и как заверяет копию документа. Указывает на необходимость ставить печать. Конечно, речь идёт о тех случаях, когда такая печать есть. Ведь на настоящий момент иметь её не обязательно:

«Верность документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью».

Копия верна: как правильно заверить документ

Конечно, есть случаи, когда в законе прописаны конкретные требования к оформлению заверенной копии документа. Например, иногда копии документов нужно заверять у нотариуса. Это требуется, скажем, если вы доверяете кому-то оформить своё право собственности на недвижимость или  вступить в наследство от вашего имени. И вам нужна заверенная копия доверенности. А такие копии частенько нужны при получении лицензии.

В таком случае нотариус будет оформлять заверенную копию доверенности по своим стандартам (методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утв. решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол № 04/16).

А у судов есть свои нормативы по заверению копий судебных актов. Если вы захотите получить такую копию, чтобы, например, обжаловать решение суда в апелляции, ошибка может дорогого стоить. Не тот герб на печати, и всё. Такой документ не примут. Придётся получать заново.

Вывод. Если никаких уникальных и специфических требований к заверению копии документа для вашего конкретного случая законом не предусмотрено, то обращаемся к общим рекомендациям. То есть к требованиям ГОСТ и указа. По такому пути идёт практика (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.03.2015 № Ф07-1185/2014).

Хотя, конечно, если вы намерены подавать документ в какой-то орган и всё ещё сомневаетесь, как должна выглядеть заверенная копия в вашем случае, можно просто туда позвонить и попробовать уточнить.

Кто вправе заверить копию документа?

Из примера с нотариусом в предыдущем разделе вы, наверное, уже догадались. Всё зависит от того, что за документ и для каких целей вы заверяете.

Если ситуация нестандартная, то в законе, как правило, указано, кто должен заверять копию документа. Однако в большинстве случаев это делает нотариус или та конкретная организация, которая изготавливает и выдаёт данный документ.

То есть если некое юридическое лицо (ООО, государственное предприятие или некоммерческая организация или индивидуальный предприниматель) выдаёт документ, заверить копию такого документа может именно это юридическое лицо.

Конечно, юридическое лицо – вещь абстрактная. Оно лично ничего заверить не может. Но это могут сделать конкретные люди, которые имеют непосредственное отношение к данному юридическому лицу, а именно:

  • руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности;
  • иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности;
  • иное лицо, которому такое право предоставлено локальным актом организации.
Как заверить копию документа

Таким образом, если вдруг вам нужна заверенная копия, например, выписки по счёту в банке, её может заверить сотрудник банка, у которого есть соответствующая доверенность. Если требуется заверенная копия доверенности от ООО для суда, заверить эту копию может тот, кто представляет ООО в силу устава (генеральный директор, как правило) или другое лицо, у которого есть полномочия в силу доверенности или соответствующего внутреннего приказа.

Если вы не уверены, что сотрудник, который подписывает вам копию, действительно вправе это делать, лучше попросите у него подтверждающий полномочия документ. А если всё это для суда – даже сделайте копию такого документа. Перестраховка не бывает лишней.

Вывод. Чтобы понять, кто именно должен заверить копию документа в вашем случае, следуйте следующим правилам:

  1. Выясните, требуется ли в вашем случае заверять копию у нотариуса по закону или нет.
  2. Если да – всё ясно. Идём к нотариусу. Если нет – стоит разобраться, какая организация изготовила и выдала вам оригинал документа (например, компания, в которой вы работаете; банк; налоговая) и пойти туда.

Как сделать заверенную копию? Полезные советы

Как только вы определились с тем, кто и как должен заверять копию документа в вашем случае, можно отправляться в путь.

Здесь вот что важно знать:

  • обязательно берите с собой оригинал, если его нет в учреждении, куда вы направляетесь;
  • если речь о нотариусе – уточните часы работы и порядок приёма, к некоторым нужно записываться;
  • не стесняйтесь проверять полномочия того, кто заверяет вашу копию – а вдруг это сотрудник без доверенности;
  • проверьте все реквизиты заверения копии (слово Верно или Копия верна; наименование должности заверившего; его подпись с расшифровкой; дата заверения; печать, если имеется; указание, где находится оригинал);
  • обязательно посмотрите образцы в интернете заранее, чтобы было, на что ориентироваться;
  • если вы сами заверяете копии документов от имени организации, то можете сразу заказать себе штамп с полным набором необходимых реквизитов. Чтобы не ошибиться и не тратить время лишний раз.

Как правильно заверить прошитые копии документов?

Сшивка актуальна, если в документе много страниц. Например, если нужно разом заверить устав ООО или большой комплект документов в суд. Тут всё просто – делаем сшивку. То есть пронзаем листы дыроколом и сшиваем ниткой. А если там всего несколько страниц, просто склеиваем их одним листом сбоку.

Далее на самой сшивке пишем всё то же, что и на обычной копии документа при заверении. Только в самом начале добавляем: «Прошито и пронумеровано на __ листах». Ставим печать и подпись. Это избавляет нас от необходимости заверять копию каждого листа. Заверить только последний лист, конечно же, нельзя. А вот саму сшивку можно.

Не совсем ясно, как всё это дело должно выглядеть? Посмотрите в следующий раздел, там приведены примеры того, как правильно заверять копии.

Как выглядит заверенная копия?

Как правильно заверить копию образец
Как правильно заверить копию документа образец 2
Как правильно заверить копию образец 3

Остались вопросы о том, как заверить копию документа в вашем случае? Напишите нам, с радостью ответим! И разъясним, как всё правильно оформить.

Leave a Comment